Adım 3: Kullanıcı Tanımlama ve Yetkilendirme
Personel Tanımlama
Sol menüden Personel Kartlar Yönetimi menüsünden çalışanlarınızı sisteme ekleyin:
- Ad Soyad
- TC Kimlik No
- Telefon
- E-posta
- Departman (Servis Ustası, Ön Büro, Yönetici vb.)
Kullanıcı Hesabı Oluşturma
Sol menüden Yönetim > Kullanıcı Tanımlama Yönetimi menüsünden her personel için kullanıcı hesabı açın:
- Kullanıcı Adı (örn: ahmet.yilmaz)
- E-posta adresi
- Geçici Şifre (personelin değiştirmesi gerekir)
- Aktif/Pasif durumu
Yetki Ataması
Her kullanıcı için yetki profilini belirleyin:
👑 Yönetici
- Tüm modüllere erişim
- Ayarları değiştirebilir
- Raporları görüntüler
- Silme yetkisi vardır
👤 Ön Büro
- İş emri oluşturma
- Müşteri kaydı
- Araç kaydı
- Tahsilat yapma
🔧 Servis Ustası
- İş emirlerini görür
- İşlem ekleme
- Parça kullanımı
- İş kapatma
📦 Depoya Sorumlusu
- Stok giriş/çıkış
- Sayım yapma
- Stok raporları
- Sipariş oluşturma
Adım 4: E-Fatura Entegrasyonu (Opsiyonel ama Önerilen)
Aşağıdaki durumlardan biri sizin için geçerliyse e-fatura mükellefisiniz:
- Yıllık ciromuz 5 milyon TL'nin üzerinde
- GİB tarafından e-fatura mükellefiyetine tabi tutuldunuz
- Kamu kurumlarına satış yapıyorsunuz
- Gönüllü olarak e-fatura mükellefi oldunuz
E-Fatura Ayarlarını Yapma
Entegrasyon Sağlayıcı Seçimi
Bulut Oto Servis şu entegratörlerle çalışır:
- İnvoice Plus (Önerilen)
- Foriba
- EdonSoft
E-fatura paketini bizden satın alacaksınız, MySoft'tan kontör alınacak.
Entegrasyon Bilgilerini Girin
Profile > Firma Bilgileri > E-Fatura Ayarları Ayarları menüsünden:
- Entegratör seçimi
- Kullanıcı Kodu
- Şifre
- Test/Canlı ortam seçimi
Adım 5: SMS Bildirimleri Ayarlama (Opsiyonel)
SMS ile müşterilerinizi otomatik bilgilendirebilirsiniz:
📱 SMS Kullanım Alanları
- Araç hazır bilgisi
- Bakım hatırlatması
- Randevu onayı
- Ödeme hatırlatması
- Kampanya duyuruları
⚙️ SMS Ayarları
- SMS sağlayıcıdan paket alın
- Sol menüden Yönetim > SMS Ayarları
- API bilgilerini girin
- Gönderici adını belirleyin
- Şablonları düzenleyin
Adım 6: İlk Tanımlamaları Yapma
📂 Temel Tanımlamalar
1. Araç Marka ve Modelleri
Tanımlar → Araç Markaları menüsünden sık çalıştığınız araç markalarını ekleyin:
- Örnek: Ford, Renault, Toyota, Volkswagen
- Her marka için modelleri ekleyin (Focus, Megane, Corolla vb.)
2. Hizmet ve İşlem Grupları
Tanımlar → İşlem Grupları menüsünden hizmetlerinizi kategorilere ayırın:
- Periyodik Bakım
- Mekanik Tamir
- Elektrik-Elektronik
- Kaporta-Boya
- Lastik İşlemleri
- Klima Servisi
3. Sık Kullanılan Hizmetler
Stok İşlemleri > Yeni Stok menüsünden sık verdiğiniz hizmetleri önceden tanımlayın:
| Hizmet Adı | Birim Fiyat | KDV % |
|---|---|---|
| Yağ Değişimi + Filtre | 450 TL | 20 |
| Balans-Rot Ayar | 200 TL | 20 |
| Klima Gazı Dolumu | 600 TL | 20 |
| Fren Balata Değişimi (Tek Aks) | 800 TL | 20 |
4. Ödeme Yöntemleri
Tanımlar → Ödeme Tipleri bölümünden ödeme seçeneklerinizi kontrol edin:
- ✓ Nakit
- ✓ Kredi Kartı (Tek Çekim)
- ✓ Kredi Kartı (Taksitli)
- ✓ Banka Havalesi/EFT
- ✓ Çek
- ✓ Veresiye
Kurulum Tamamlandı! Şimdi Ne Yapmalıyım?
🎉 Tebrikler! Temel ayarlar tamamlandı.
Artık sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz. İşte önerilen ilk adımlar:
Arayüzü Tanıyın
Arayüz Tanıtımı sayfasından menüleri ve temel özellikleri öğrenin.
İlk Müşterinizi Ekleyin
Cari Kart Oluşturma rehberini takip ederek bir müşteri kaydı yapın.
İlk İş Emrinizi Açın
İş Emri Oluşturma rehberi ile test amaçlı bir iş emri oluşturun.
Stok Kartlarını Ekleyin
Sık kullandığınız yedek parçaları sisteme girin.
❓ Sık Sorulan Sorular
🔧 Kurulum Sırasında Karşılaşılan Sorunlar
Sorun: Logo yüklenmiyor
Çözüm:
- Dosya boyutunun 2 MB'den küçük olduğundan emin olun
- Sadece JPG, PNG veya GIF formatı kullanın
- Dosya adında Türkçe karakter veya boşluk olmasın
- Görsel editörle boyutu 500x500 piksel yapın
Sorun: Vergi numarası geçersiz diyor
Çözüm:
- 10 haneli olmalı, başında sıfır varsa yazın
- TC kimlik no ise 11 hane olmalı
- Sadece rakam girin, tire veya boşluk kullanmayın
- Ruhsatınızdan veya vergi levhanızdan kontrol edin
Sorun: Kaydet butonuna bastığımda hata veriyor
Çözüm:
- Zorunlu alanları (kırmızı yıldızlı) doldurduğunuzdan emin olun
- İnternet bağlantınızı kontrol edin
- Sayfayı yenileyin (F5) ve tekrar deneyin
- Farklı bir tarayıcıda deneyin
- Sorun devam ederse destek ekibine başvurun